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Rappels par email
Vos clients réservent parfois plusieurs jours à l'avance et peuvent oublier. Les rappels par email les préviennent automatiquement avant leur réservation, ce qui réduit significativement les no-shows. Vous choisissez quand les envoyer, ReservFlow s'occupe du reste.
Configurer les rappels
Rendez-vous dans Paramètres > Réservations, section Rappels par Email.
Vous disposez de deux rappels indépendants :
Rappel n°1
Activez-le avec le toggle, puis choisissez le délai d'envoi. Le délai est calculé par rapport à l'heure de la réservation : si un client a réservé à 20h00 et que vous configurez un rappel à 24 heures, l'email sera envoyé la veille à 20h00.
| Délai | Exemple pour une réservation à 20h00 |
|---|---|
| 2 heures | Envoyé à 18h00 le jour même |
| 4 heures | Envoyé à 16h00 le jour même |
| 6 heures | Envoyé à 14h00 le jour même |
| 8 heures | Envoyé à 12h00 le jour même |
| 12 heures | Envoyé à 8h00 le jour même |
| 24 heures (1 jour) | Envoyé la veille à 20h00 |
| 36 heures | Envoyé la veille à 8h00 |
| 48 heures (2 jours) | Envoyé l'avant-veille à 20h00 |
| 72 heures (3 jours) | Envoyé 3 jours avant à 20h00 |
Rappel n°2
Fonctionne exactement comme le premier. Il permet d'envoyer un second rappel à un délai différent.
Exemple concret
Activez le rappel n°1 à 48 heures et le rappel n°2 à 2 heures. Vos clients reçoivent un premier email deux jours avant, puis un dernier rappel juste avant leur réservation.
Ce que reçoit le client
L'email de rappel contient les informations essentielles de la réservation : date, heure, nombre de couverts et nom du restaurant. Le client peut consulter ou modifier sa réservation directement depuis l'email.
Personnalisation
Le contenu des emails de rappel est personnalisable. Consultez le guide Messages et emails pour adapter les textes à votre communication.
Points importants
- Les rappels sont envoyés uniquement pour les réservations confirmées. Une réservation en attente de validation ne déclenche pas de rappel.
- Si une réservation est créée ou confirmée après le moment prévu pour un rappel, celui-ci ne part pas. Seuls les rappels dont le délai n'est pas encore écoulé sont envoyés. Par exemple, une réservation confirmée 6 heures avant l'heure prévue ne déclenchera pas un rappel configuré à 24 heures, mais bien celui à 2 heures.
- Chaque rappel peut être activé ou désactivé indépendamment.
- Les modifications sont enregistrées en cliquant sur Enregistrer en bas de la page.