Appearance
Messages et emails
Chez ReservFlow, la grande majorité des contenus textuels envoyés ou affichés à vos clients sont personnalisables : les emails (confirmation, rappel, annulation…), les messages affichés dans le widget de réservation, et même les textes liés aux captures no-show. Vous pouvez adapter chaque message au ton de votre établissement, ajouter des informations pratiques ou faire ressortir un point important.
Tous ces réglages se trouvent dans Paramètres > Messages.
Les canaux de messages
L'onglet Messages est organisé en canaux, accessibles depuis la barre latérale gauche :
- Emails — tous les emails envoyés automatiquement à vos clients (confirmation, rappel, annulation, demande d'avis…)
- Widget — les messages affichés à différentes étapes du parcours de réservation dans le widget
- Capture — les textes inclus dans les emails de capture no-show (montant total, partiel ou libération). Ce canal n'apparaît que si l'option Protection no-show est active.
Le nombre de templates affichés dans chaque canal dépend des options souscrites dans votre abonnement. Par exemple, les templates liés à la collecte d'avis n'apparaissent que si l'option Avis est active, et les templates liés à l'empreinte bancaire n'apparaissent que si l'option No-show est active. Vous ne voyez que les messages qui vous concernent.
Chaque template est accompagné d'un badge indiquant dans quel contexte il est utilisé (mode de réservation manuel, automatique, avec empreinte bancaire…) et, le cas échéant, l'option associée (No-show, Avis).
Personnaliser un email
Pour modifier un email, cliquez sur le bouton Personnaliser à droite du template concerné. L'éditeur s'ouvre avec :
- Le sujet de l'email — la ligne d'objet que le client verra dans sa boîte de réception
- Le corps du message — le contenu de l'email. Les sauts de ligne sont préservés tels que vous les saisissez.
- Les variables disponibles — affichées dans un panneau à droite. Cliquez sur une variable pour l'insérer à la position de votre curseur dans le sujet ou le corps.
Les variables sont des balises qui seront automatiquement remplacées par les informations réelles au moment de l'envoi. Par exemple, {customer_name} sera remplacé par le nom du client, {booking_date_long} par la date complète de la réservation. Les variables proposées dépendent du template que vous êtes en train de modifier — seules celles qui ont du sens pour ce message sont affichées.
Exemple concret
Vous souhaitez ajouter un mot d'accueil personnalisé dans l'email de confirmation ? Modifiez le corps du message et ajoutez par exemple : "Nous avons hâte de vous accueillir le {booking_date_long} à {booking_time}, {customer_name} !"
Pour revenir au texte d'origine, cliquez sur Réinitialiser — le template par défaut de ReservFlow sera restauré.
Bon à savoir
Le rappel SMS n'est pas modifiable car il est limité à 160 caractères pour garantir la compatibilité avec tous les opérateurs.
Personnaliser les messages du widget
Les messages du widget s'affichent à différentes étapes du parcours de réservation de vos clients : message d'accueil, message de confirmation, page d'attente de validation…
C'est aussi ici que vous pouvez ajouter des informations pratiques que vos clients verront pendant leur réservation. Par exemple :
- "La table est réservée pendant 15 minutes à compter de l'heure de réservation."
- "Parking gratuit disponible au 12 rue des Lilas."
- "Merci de nous signaler toute allergie dans le champ remarques."
Types d'affichage
Certains messages du widget permettent de choisir un type d'affichage qui modifie leur apparence visuelle :
| Type | Apparence | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Neutre | Fond gris discret | Information secondaire |
| Information | Fond bleu | Information utile à connaître |
| Attention | Fond jaune/ambre | Point important à ne pas manquer |
| Alerte | Fond rouge | Avertissement critique |
Choisissez le type adapté pour faire ressortir les messages importants. Un message d'accueil bienveillant peut rester en "Neutre", tandis qu'une politique d'annulation stricte gagnerait à être en "Attention".
Messages de capture no-show
Si vous utilisez l'option Protection no-show, trois messages sont personnalisables. Ils sont inclus dans l'email envoyé au client après le traitement nocturne :
- Capture totale — quand le montant intégral de l'empreinte est prélevé
- Capture partielle — quand un montant réduit est prélevé (clémence partielle)
- Libération — quand l'empreinte est libérée sans prélèvement (clémence totale)
Référence des templates emails
| Catégorie | Template | Description |
|---|---|---|
| Réservation | Demande de réservation | Envoyé lors d'une demande en attente de validation (mode manuel) |
| Confirmation de réservation | Envoyé après confirmation de la réservation | |
| Réservation J+6 (en attente) | Envoyé quand la réservation est à plus de 6 jours et nécessite une empreinte bancaire ultérieure | |
| Modification | Modification de réservation | Envoyé après modification par le client |
| Modification par le restaurant | Envoyé quand vous modifiez une réservation | |
| Rappels | Rappel par email | Envoyé avant la réservation selon le délai configuré |
| Paiement | Demande d'empreinte (J-6) | Envoyé 6 jours avant pour demander l'empreinte bancaire |
| Annulation | Confirmation d'annulation | Envoyé après annulation par le client |
| Annulation par le restaurant | Envoyé quand vous annulez une réservation | |
| Refus de réservation | Envoyé quand vous refusez une demande (mode manuel) | |
| Incidents | Notification no-show | Envoyé après capture pour absence |
| Avis | Demande d'avis | Envoyé pour recueillir l'avis du client après sa visite |
| Réponse à un avis | Envoyé quand vous répondez à un avis client |
Et ensuite ?
- Couleurs et logo — Personnaliser l'identité visuelle de votre établissement
- Rappels email — Configurer les rappels envoyés avant la réservation
- Collecte d'avis — Comprendre le système de collecte d'avis automatique