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Gérer les captures ​

Lorsqu'un client ne se présente pas ou annule tardivement, vous décidez du montant à prélever sur son empreinte bancaire. Ce guide vous explique comment marquer un no-show, ajuster le montant et comprendre le traitement automatique.

Marquer une réservation comme no-show ​

Ouvrez le panneau de détail de la réservation en cliquant dessus, puis cliquez sur Marquer no-show.

Rappel

Ce qui se passe ensuite dépend du paramètre Confirmation avant marquage no-show, que vous pouvez activer ou désactiver dans vos paramètres globaux. Par défaut, une modale de confirmation s'affiche pour vous laisser choisir le montant à capturer.

Avec la modale de confirmation (par défaut) ​

Une fenêtre s'affiche avec :

  • Le montant de l'empreinte et la politique appliquée
  • Un curseur pour ajuster le montant à capturer, accompagné de raccourcis (0 %, 25 %, 50 %, 100 %)
  • Si vous réduisez le montant, un message vous indique le nouveau montant qui sera prélevé (ex : "20,00 € sera prélevé au lieu de 40,00 €")
  • Si vous mettez le curseur à 0 €, un message confirme qu'aucun montant ne sera prélevé (clémence)

Cliquez sur Confirmer no-show pour valider.

Sans la modale de confirmation ​

Si vous avez désactivé ce paramètre, le no-show est marqué directement avec le montant total de l'empreinte, sans possibilité de l'ajuster à ce moment-là.

Bon à savoir

Même sans la modale, vous pouvez toujours modifier le montant après coup (voir ci-dessous), tant que le traitement nocturne n'a pas eu lieu.

Modifier le montant après un no-show ​

Après avoir marqué un no-show, vous pouvez revenir sur votre décision tant que la capture n'a pas été exécutée (avant le traitement nocturne).

  1. Ouvrez le panneau de détail de la réservation marquée comme no-show
  2. Cliquez sur Modifier le montant à capturer
  3. Une fenêtre s'ouvre avec le montant actuel et un curseur pour l'ajuster
  4. Un indicateur vous montre l'impact de votre modification :
    • Réduction — le montant capturé sera inférieur au montant initial
    • Libération — l'empreinte sera entièrement libérée (aucun prélèvement)
  5. Cliquez sur Enregistrer

Exemple concret

Vous avez marqué un client comme no-show avec le montant total de 40 €. Le client vous appelle pour s'excuser — il a eu un empêchement de dernière minute. Vous ouvrez sa réservation, cliquez sur Modifier le montant à capturer et réduisez à 10 € (ou 0 € si vous souhaitez accorder une clémence totale).

Annulation tardive avec capture ​

Si les trois conditions suivantes sont réunies — la réservation possède une empreinte bancaire, les frais d'annulation tardive sont activés sur le service (voir Configuration), et le client est hors délai d'annulation — la fenêtre d'annulation propose automatiquement un montant de capture basé sur votre politique.

Le fonctionnement est similaire au no-show :

  • Un curseur vous permet d'ajuster le montant entre 0 € et le montant de l'empreinte
  • Le montant proposé est calculé selon la politique que vous avez configurée (pourcentage, fixe ou totalité), mais vous pouvez le modifier
  • La capture est exécutée lors du traitement nocturne

Si le client annule dans les délais, l'empreinte est libérée sans frais.

Le traitement nocturne ​

Toutes les captures et libérations d'empreintes sont traitées automatiquement chaque nuit. C'est à ce moment que les montants sont réellement débités ou libérés. Tant que le traitement n'a pas eu lieu, vous pouvez encore modifier le montant ou corriger un statut.

Après la capture, le client reçoit un email l'informant du montant prélevé. Vous pouvez personnaliser le contenu de cet email depuis la page Messages et emails.

Corriger une erreur ​

Mauvais statut ​

Si vous avez marqué un client comme no-show par erreur alors qu'il est arrivé, ouvrez le panneau de détail de la réservation. La section Corriger le statut vous permet de basculer vers Arrivé. L'empreinte sera alors libérée lors du traitement nocturne.

Mauvais montant ​

Si vous souhaitez modifier le montant à capturer après un no-show, utilisez le bouton Modifier le montant à capturer dans le panneau de détail (voir section ci-dessus). Vous avez jusqu'au traitement nocturne pour effectuer cette modification.

Et ensuite ? ​